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2022年05月25日(水)
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日本企業のDX推進へ、Sansanが「Contract One」をリリース

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日本企業のDX推進へ、Sansanが「Contract One」をリリース

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クラウド契約業務サービスを正式リリース
Sansan株式会社(以下、Sansan)は13日、クラウド契約業務サービス「Contract One(コントラクトワン)」の正式提供を開始すると発表した。昨年7月にプレローンチされていた新サービスで、あらゆる形式の契約業務をオンライン上で完結させ、一元管理を可能にする。

「Contract One」は、主に「スマート台帳」と「スマート判子」の2機能からなる。Sansanがこれまでの事業を通じて培ってきた、アナログ媒体を正確にデータ化する技術を活かし、紙媒体の契約書をクラウドで受領・電子保存し、電子契約書とともに一元管理を可能にするほか、契約書の製本から押印・郵送業務の代行まで実施、契約業務全体をクラウドで完結させられるようにする。

あわせて主要な電子契約サービスの提供企業7社と機能連携を行うことにより、契約関連業務の包括的なDX(デジタルトランスフォーメーション)を実現させる支援を行うという。契約業務に伴う多様なリスク管理を徹底しつつ、デジタル移行を促進させるサービスになる。

国内事情に合ったサービスでDXを支援
契約書は企業間取引における重要書類だが、自社や取引先の使用フォーマット、法律の定めなど、そのケース条件により、さまざまな形式で担当者に届くものとなっている。

近年は電子化も進んでいるが、なお紙媒体で進む契約業務も多く、かえって煩雑化しているケースも少なくない。Sansanによると、企業によっては管理方法が明確に定まっておらず、契約内容の重要性や金額規模などにより、法務部門を介さず、事業部の担当者で完結、担当者の手元で個別保管しているような事例もあるという。

全社で契約書を一元管理できていないと、紛失や申告・確認漏れといった人的ミスを誘発し、多重契約の締結や予期せぬ費用負担が生じるなど、さまざまなリスクが高まる。契約企業間で問題が発生した際、該当契約書を早期に発見・参照することも困難となり、適切な初動対応が遅れる可能性も否定できない。

「Contract One」は、現在の現場事情に合ったかたちで契約業務の包括的なDXを実現し、こうしたさまざまなリスクを管理・低減するソリューションとなる。

ContractOne
契約書検索機能も!電子保存形式は新法にも対応
「スマート台帳」では、どのようなフォーマットの契約書でも正確にデータ化し、適切に保存することができる。管理上の最大の問題点は、フォーマットや送付方法が各社で異なり、紙やPDF、電子契約など多様な契約書が存在、送付も郵送やメール送付などケースによってまちまちであることだ。

電子契約を採用している場合でも、当事者間で採用するサービスが異なっていると、台帳化する際に手入力など、追加作業が生じる場合もある。

しかし「Contract One」を使えば、Sansanの独自データ化技術によって、確実に、手間なく、全てのデータ化を実行できる。データ化済みの契約書は「スマート台帳」で一元管理可能となる。

保存データに対しては、搭載の索引機能により、契約内容や日付、企業名などからすぐに該当契約書や類似契約書など、参照したいデータをすぐに見つけ出すことができる。

保存形式は2022年1月施行の改正・電子帳簿保存法に対応しているから安心だ。

管理チェックにおいては、個別契約の期限管理、関連性の高い契約書の横並び把握などを可能としているため、簡単に契約更新漏れや二重契約などの防止を図れるようになっている。

「スマート判子」では、企業の印鑑(印章)を預けることで、契約書作成にかかる製本から押印、郵送まで、全てオンライン上で指示・実行させられるようになる。

契約書の発行時に「Contract One」で指示を出すと、「Contract One」のサービス側が印刷・製本・押印を代行、取引先へと郵送するといった一連のアナログな業務プロセスを完了させてくれる。

取引先からの契約書受領時には、ユーザー企業がオンライン上で契約書の受領を確認、押印指示を出すことで、「Contract One」が押印を代行、取引先への返送を実行する。

この「スマート台帳」と「スマート判子」により、契約業務のDXがスムーズに行え、テレワーク移行やペーパーレス化を推進できるとされる。担当者もクラウド上で契約書の確認や処理が可能となり、オフィスに出社せずとも契約業務を行えるようになって多様な働き方が実現可能になるというわけだ。

過去に結んだ契約書も含め、あらゆる契約書をクラウド管理とすることで、自然災害やテロなどのリスクに備えることもできる。

有事の際にも、出社にこだわらず、安全が確保できる環境から契約に関しても業務の停滞を防ぎ、損害を最小限に抑えるなど、BCP(事業継続計画)体制の構築にも寄与すると考えられている。

サービスはプレローンチの段階ですでに45社が先行導入しており、13日より一般ユーザー企業への正式提供開始となった。料金は月額10万円からで、契約書のデータ化件数により変動する。

なお、広がりつつある電子契約に関し、異なるサービスを利用していることに由来するPDF化やインポート作業など、煩わしい工数を削減するため、「Contract One」は主要電子契約サービスとの連携を進める方針で、各連携機能は順次実装していくという。

現時点で機能連携が予定されているのは、弁護士ドットコムの「クラウドサイン」、GMOグローバルサイン・ホールディングスの「電子印鑑GMOサイン」、DocuSignの「DocuSign」、アドビの「Adobe Sign」、jinjerの「jinjer」、マネーフォワードの「マネーフォワードクラウド契約」、サイトビジットの「NINJA SIGN」の7つ。

連携がカバーされることにより、各電子契約で受領した契約書も、「Contract One」上での一元管理が可能になる。

(画像はプレスリリースより)


外部リンク

Sansan株式会社 プレスリリース
https://jp.corp-sansan.com/news/2022/0113.html

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