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ウェールズのオフィス事情：紙離れは難しい？

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ウェールズのオフィス事情：紙離れは難しい？

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ウェールズのオフィス事情：紙離れは難しい？

　2010年9月28日 11:00

紙バナレはまだ難しい？

コンテンツ管理協会AIIMの調査によると、ウェールズのオフィスでは書類の電子化が進む一方、オフィスの社員は未だに紙離れが出来ない傾向にあるという。

AIIMは電子化のメリットである管理スペースの縮小化に目を向けてほしいと語る。

法的効力に不安

AIIMの最近の調査によると、イギリスでは重要な文書のうち62パーセントは紙の文書として保管されているという。また電子化された文書のうち25パーセントは紙の文書として保管されており、破棄された文書は3分の1未満だという。

AIIM代表/John Mancini氏

記録を電子アーカイブに変換する事は効率的。電子化によって今まで書類が占有していた膨大なスペースが空く。しかし多くの社員は紙の文書にしがみついている。法的効力の問題だろう。しかしそれは誤りだ。ここ20年でスキャンされた電子文書の法的効力は定着しつつある。電子文書は世界でも法的スタンダードになりつつある。しかし未だに紙の文書の効力を信じて電子文書の法的な効力を疑う人が多い。

社員は潜在的どっちにころんでもいいように紙データと電子データ両方の形でデータを保管する傾向にある。しかしそれでは電子化の効果は半減してしまう。電子化の長所は検索機能。そしてもうひとつの長所が物理的サイズの縮小によるデータ管理コストの縮小。電子データと紙データ両方保管していたのではその長所がなくなってしまう。